Datenschutzerklärung Website

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Hektor by callmax.ai GmbH, Hauptplatz 13, 8280 Fürstenfeld, Österreich
E-Mail für alle Datenschutzfragen: office@hektor.info

Diese Erklärung gilt für die Website hektor.info samt den persönlichen Einladungsseiten. Sie richtet sich an Besucher der Website, an Unternehmen und Ansprechpersonen, die wir ansprechen, und an Unternehmen, die Hektor erkennt. Für Registrierung, Kundenkonto und das Kundenportal app.hektor.info gilt eine eigene Datenschutzerklärung.

Wichtig zur Einordnung: Hektor erkennt, welche Unternehmen eine Website besuchen. Setzt einer unserer Kunden Hektor auf seiner eigenen Website ein, ist dieser Kunde für die Besucherdaten verantwortlich. Wir verarbeiten sie dann in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Auskunft gibt in diesem Fall die Datenschutzerklärung der besuchten Website. Widersprechen können Sie auch dort jederzeit über hektor.info/widerspruch.

2. Hosting der Website

Beim Aufruf verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten, darunter IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Angaben zum Browser, in Server-Protokollen.

• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Dienstleister: Vercel

3. Firmenerkennung auf unserer Website

Wir setzen Hektor auch auf unserer eigenen Website ein, weil wir wissen möchten, welche Unternehmen sich für unser Angebot interessieren.

• Es werden keine Cookies gesetzt und nichts auf Ihrem Gerät gespeichert.
• Aus der IP-Adresse ermitteln wir, zu welchem Unternehmen der Anschluss gehört. Dazu schlagen wir in unserer eigenen Kopie der öffentlichen Netz-Register nach und fragen den öffentlichen Namensdienst des Internets (DNS) nach dem Namen zur Adresse. An Auskunftsdienste für IP-Adressen geben wir sie nicht weiter.
• Die vollständige IP-Adresse speichern wir dafür nicht dauerhaft, nur den Netzbereich (bei IPv4 in der Regel die ersten drei Blöcke, bei fest an ein Unternehmen vergebenen Adressen den im Register eingetragenen Bereich).
• Zum Besuch speichern wir: aufgerufene Seite, verweisende Adresse, Kampagnen-Angaben aus dem Link, Verweildauer, Zeitpunkt sowie Browser, Betriebssystem und Geräteart. Das geschieht auch dann, wenn sich kein Unternehmen zuordnen lässt. Uns interessiert das Unternehmen, nicht die einzelne Person. Bei Ein-Personen-Unternehmen kann beides zusammenfallen.
• Senden Sie auf unserer Website ein Formular ab, etwa das E-Mail-Feld zum kostenlosen Test, entnehmen wir der eingegebenen E-Mail-Adresse die Firmendomain nach dem @ und, falls vorhanden, den Inhalt des Feldes „Firma“. Die E-Mail-Adresse selbst übergeben wir an die Registrierung im Kundenportal.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Auswertung von Firmenbesuchen für unseren Vertrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Dienstleister: Vercel, Supabase

Widerspruch. Sie können dieser Erkennung jederzeit widersprechen, ohne Anmeldung und ohne Begründung, unter hektor.info/widerspruch. Wir setzen den Widerspruch innerhalb eines Monats um. Den Widerspruch selbst (Netzbereich und Datum) müssen wir dauerhaft speichern, sonst könnten wir ihn nicht einhalten.

4. Persönliche Einladung und Rückruf

Wenn wir Ihr Unternehmen einladen, etwa per Brief, führt der Link oder QR-Code auf eine Seite, die nur für Ihr Unternehmen gilt. Dort halten wir fest, dass und wann die Einladung geöffnet wurde und wie Sie geantwortet haben. Bitten Sie um einen Rückruf, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer und, falls Sie eine schreiben, Ihre Nachricht, um Sie zurückzurufen. Auch auf dieser Seite läuft die Firmenerkennung nach Punkt 3; weil die Adresse der Seite nur für Ihr Unternehmen gilt, lässt sich der Besuch Ihrem Unternehmen zuordnen.

• Rechtsgrundlage: Anbahnung eines Vertrags auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an der Gewinnung von Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Dienstleister: Vercel, Supabase, Mailjet

5. Kontakt per E-Mail

Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten, um zu antworten. Bitte senden Sie uns per E-Mail keine besonders sensiblen Angaben, etwa zu Ihrer Gesundheit.

• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Vertragsfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Dienstleister: Microsoft, bezogen über GoDaddy (E-Mail-Postfach)

6. Geschäftskontakte

Wenn wir Unternehmen ansprechen, die zu unserem Angebot passen, verarbeiten wir Firmenname, Anschrift, Ansprechperson, Funktion, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Notizen zum Kontakt. Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Firmenverzeichnissen, dem Firmenbuch und Websites oder von Ihnen selbst. Telefonate führen wir über Twilio. Wird ein Gespräch in Text umgewandelt und zusammengefasst, geschieht das nur mit Ihrem Wissen; dabei helfen uns Deepgram und OpenAI. Eine Tonaufnahme speichern wir nicht. Sie können der Ansprache jederzeit widersprechen, eine kurze Nachricht genügt.

• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Gewinnung von Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

7. Firmendaten, die wir in eigener Verantwortung führen

Damit die Erkennung verlässlich ist, führen wir kundenübergreifend eine Zuordnung von Netzbereichen zu Unternehmen und ergänzen erkannte Unternehmen um öffentlich zugängliche Angaben: Name, Domain, Anschrift, allgemeine Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Unternehmens, Branche, Logo. Quellen sind die öffentlichen Netz-Register und die Website des jeweiligen Unternehmens, insbesondere das Impressum. Beim Auswerten dieser Seiten hilft uns ein KI-Dienst (OpenAI). Er erhält Firmennamen, Angaben aus den Netz-Registern, den Text der öffentlichen Firmenseiten und die Zahl der Besuche eines Unternehmens, aber keine IP-Adressen und nicht, welche Seiten besucht wurden. Für die Suche nach Firmen-Website, Logo und Anschrift nutzen wir außerdem Such- und Abrufdienste, die nur Firmenname, Ort oder Domain erhalten. Personen sind dabei nicht unser Ziel. Trägt ein Unternehmen den Namen einer Person, etwa bei Einzelunternehmen, kann dieser als Firmenname erscheinen.

• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Firmenerkennung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

8. Cookies und ähnliche Techniken

Diese Website setzt keine Cookies und nutzt keinen Speicher Ihres Browsers. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Dienste von Dritten, keine Einbettungen sozialer Medien und keine fremden Schriften.

9. Wer Daten erhält

Soweit diese Dienstleister in unserem Auftrag arbeiten, bestehen dafür Verträge zur Auftragsverarbeitung. Die Firmenangaben nach Punkt 7 zeigen wir unseren Kunden an, wenn das Unternehmen deren Website besucht hat. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn uns ein Gesetz dazu verpflichtet.

10. Übermittlung in Länder außerhalb des EWR

Soweit Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelangen (USA, bei Supabase Singapur), stützen wir das auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit der Dienstleister dafür zertifiziert ist, auf den Angemessenheitsbeschluss für die USA (EU-US Data Privacy Framework). Eine Kopie senden wir auf Anfrage zu.

11. Wie lange wir speichern

• Besuchsdaten unserer Website: solange wir sie für die Auswertung benötigen. Nach einem Widerspruch löschen wir, was sich Ihrem Netzbereich noch zuordnen lässt; die Besuche selbst tragen keinen Netzbereich.
• Zuordnungen von Netzbereichen zu Unternehmen gelten 60 Tage und werden beim nächsten Besuch aus diesem Netzbereich neu geprüft. Gelernte Zuordnungen verfallen ohne neuen Beleg nach rund 13 Monaten.
• Firmenangaben nach Punkt 7: solange das Unternehmen in der Erkennung geführt wird, längstens bis zu seinem Widerspruch.
• Einladungen, Rückrufbitten und Geschäftskontakte: bis Sie widersprechen oder der Kontakt für uns keinen Zweck mehr hat.
• E-Mails: solange es für die Bearbeitung nötig ist; Geschäftsbriefe müssen wir sieben Jahre aufbewahren (§ 212 UGB, § 132 BAO).
• Widersprüche: dauerhaft, siehe Punkt 3.

12. Sicherheit

Wir schützen Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Die Verbindung zu unserer Website ist verschlüsselt. Absolute Sicherheit kann kein Anbieter zusagen.

13. Ihre Rechte

• Auskunft: Sie können erfahren, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung: Unrichtige Daten berichtigen wir (Art. 16 DSGVO).
• Löschung: Sie können die Löschung verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung: Sie können verlangen, dass wir Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit: Daten, die Sie uns gegeben haben, erhalten Sie auf Wunsch in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO).
• Widerruf: Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Eine formlose Nachricht an office@hektor.info genügt. Haben wir begründete Zweifel an Ihrer Identität, können wir einen Nachweis verlangen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen; ohne Telefonnummer können wir allerdings keinen Rückruf vereinbaren.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie dem jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung zu Werbezwecken können Sie ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, in Österreich bei der Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at.

14. Minderjährige und Änderungen

Unser Angebot richtet sich an Unternehmen, nicht an Kinder. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.