Datenschutzerklärung Web-App

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Hektor by callmax.ai GmbH, Hauptplatz 13, 8280 Fürstenfeld, Österreich
E-Mail für alle Datenschutzfragen: office@hektor.info

Diese Erklärung gilt für das Kundenportal app.hektor.info. Sie richtet sich an unsere Kunden, an deren Mitarbeiter, die das Portal nutzen, und an Personen, die ein Kunde als Empfänger von Berichten einträgt. Für die Website hektor.info gibt es eine eigene Datenschutzerklärung.

Wichtig zur Einordnung: Die Besucherdaten Ihrer eigenen Website verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Dafür gilt nicht diese Erklärung, sondern die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV). Diese Erklärung beschreibt, was wir mit den Daten rund um Ihr Kundenkonto tun.

2. Betrieb des Portals

Beim Aufruf verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten, darunter IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Angaben zum Browser, in Server-Protokollen.

• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Dienstleister: Vercel

3. Konto und Anmeldung

Für Ihr Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort liegt nur als Prüfwert bei unserem Datenbank-Anbieter, wir selbst kennen es nicht. Bei der Anmeldung mit Passwort senden wir zusätzlich einen sechsstelligen Code an Ihre E-Mail-Adresse. Nach mehreren falschen Eingaben wird die Anmeldung kurz gesperrt.

• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Dienstleister: Supabase, Mailjet
• Ohne diese Angaben können wir kein Konto führen.

4. Stammdaten, Abo und Rechnungen

Wir verarbeiten Firmenname, Anschrift, UID, auf Wunsch Telefon und Rechnungs-E-Mail sowie Angaben zu Ihrem Abo. Zahlungen laufen über die gesicherte Kasse von Stripe. Kartendaten erreichen uns nicht. Ihre UID prüfen wir über den Dienst VIES der Europäischen Kommission. Ihre Anschrift geben wir zur Adresssuche an Dienste auf Grundlage von OpenStreetMap weiter (Nominatim, Photon).

• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Rechnungen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Dienstleister: Supabase, Stripe, Mailjet (Versand der Rechnung)

5. E-Mails aus dem Portal

Wir senden Ihnen Anmelde-Codes, Berichte, Benachrichtigungen zu Ihren Filtern, Rechnungen und Hinweise zu Ihrem Abo. Berichte gehen auch an die Empfänger, die Sie dafür eingetragen haben; von ihnen verarbeiten wir nur die E-Mail-Adresse. Berichte und Benachrichtigungen können Sie als Kunde im Portal jederzeit abstellen. Eingetragene Empfänger wenden sich dafür an den Kunden oder an uns.

• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Dienstleister: Mailjet

6. Anbindung Ihres Newsletter-Dienstes

Binden Sie Ihren Newsletter-Dienst an, speichern wir den Zugangsschlüssel, den Sie dafür hinterlegen, und nutzen ihn nur für diese Anbindung. Was dabei mit den Daten Ihrer Empfänger geschieht, regelt die AVV.

• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

7. Unterstützung und Zugriff des Betreibers

Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre Nachricht, um zu antworten. Bitte senden Sie uns keine besonders sensiblen Angaben. Braucht es zur Unterstützung einen Blick in Ihr Konto, muss der Betreiber einen Grund angeben; der Zugriff wird protokolliert und ist zeitlich begrenzt.

• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Dienstleister: Microsoft, bezogen über GoDaddy (E-Mail-Postfach), Supabase

8. Cookies und ähnliche Techniken

Das Portal setzt ausschließlich Cookies, die für die Anmeldung unbedingt erforderlich sind (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).

Es gibt im Portal keine Analyse- oder Werbedienste von Dritten, und wir nutzen keinen weiteren Speicher Ihres Browsers.

9. Wer Daten erhält

Soweit diese Dienstleister in unserem Auftrag arbeiten, bestehen dafür Verträge zur Auftragsverarbeitung; Stripe verarbeitet Zahlungsdaten zum Teil auch in eigener Verantwortung. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. An andere Stellen geben wir Daten nur weiter, wenn uns ein Gesetz dazu verpflichtet.

10. Übermittlung in Länder außerhalb des EWR

Soweit Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelangen (USA, bei Supabase Singapur), stützen wir das auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit der Dienstleister dafür zertifiziert ist, auf den Angemessenheitsbeschluss für die USA (EU-US Data Privacy Framework). Eine Kopie senden wir auf Anfrage zu.

11. Wie lange wir speichern

• Kontodaten: solange das Konto besteht. Auf Ihren Wunsch löschen wir das Konto und die Besuchsdaten Ihrer Websites; ausgenommen ist, was wir nach den folgenden Punkten aufbewahren.
• Rechnungsunterlagen: sieben Jahre (§ 132 BAO).
• Protokolle über Betreiber-Zugriffe auf Ihr Konto: 12 Monate.
• E-Mails: solange es für die Bearbeitung nötig ist; Geschäftsbriefe müssen wir sieben Jahre aufbewahren (§ 212 UGB, § 132 BAO).

12. Sicherheit

Wir schützen Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, etwa durch verschlüsselte Verbindungen, die Anmeldung in zwei Schritten und eine nach Kunden getrennte Datenhaltung. Absolute Sicherheit kann kein Anbieter zusagen. Bitte halten Sie Ihr Passwort geheim.

13. Ihre Rechte

• Auskunft: Sie können erfahren, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung: Unrichtige Daten berichtigen wir; vieles können Sie im Portal selbst ändern (Art. 16 DSGVO).
• Löschung: Sie können die Löschung verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung: Sie können verlangen, dass wir Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit: Daten, die Sie uns gegeben haben, erhalten Sie auf Wunsch in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO).
• Widerruf: Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Eine formlose Nachricht an office@hektor.info genügt. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie dem jederzeit widersprechen.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, in Österreich bei der Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.